SIMPLIFICACION DEL TRABAJO

Autor: Alicia Milano

PROCESO DE TRABAJO

Es el conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.

LIMITES EN EL PROCESO DE TRABAJO

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE IDENTIFICAR LOS LÍMITES DEL PROCESO? El proceso debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La verdadera mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado para el cliente. Al analizar el proceso desde un punto de vista distinto al del cliente con frecuencia da como resultado una definición estrecha del proceso. Esta definición limita el esfuerzo de mejorar porque falla el estudio de la experiencia del cliente.

Propiedad del proceso: Se refiere a identificar quien es el responsable de asegurar de que un proceso se realice de tal manera que produzca satisfacción a un cliente. Éste puede y tiene las facultades necesarias para hacer los cambios a un proceso.

Porque es necesario elaborar un mapa de proceso que identifique todas las actividades del proceso En la mayoría de las organizaciones son pocos los que conocen la diversidad de actividades que se tiene que hacer en un proceso para elaborar un producto o servicio. Los mapas de procesos son herramientas de comunicación ya que al identificar y escribir en forma gráfica ayuda a las personas a entender cómo llevan a cabo el trabajo, reflejando las operaciones actuales y así se pueden evaluar. Además un mapa de proceso identifica las actividades que se han agregado a un proceso con el paso del tiempo con la finalidad de adaptar los procesos más antiguos a los cambios del negocio. Una vez que se han propuestos estos cambios, los mapas de procesos son útiles para comunicar estos cambios.

Ejemplo de mapa de proceso o diagrama de flujo recorrido

mapa de proceso o diagrama de flujo recorrido La elaboración de diagramas de flujo es muy útil en las primeras etapas de resolución de problemas porque permite a los que estudian los procesos entenderlo rápidamente ya que muestra el proceso desde el principio hasta el final. Los pasos para elaborar un mapa de procesos son muy sencillos y se indican a continuación: Definir los límites del proceso. Definir los pasos del proceso. Clasifique los pasos en el orden en que ocurren en el proceso. Coloque los pasos en los símbolos apropiados Revise que los pasos sean completos, sean eficientes y que estén libres de problemas como actividades que no agregan valor.

El crecimiento y el control del proceso

OBJETIVOS PARA MEJORAR

Eliminar el trabajo innecesario.
Combinar las diversas operaciones o sus elementos.
Combinar el orden de las operaciones.
Simplificar las operaciones necesarias.

¿CÓMO SE MEJORAN LOS PROCESOS? Para permanecer competitivo en el mercado, las empresas deben identificar los procesos que desperdician recursos y mejorarlos, con la intención de evitar defectos e incrementar la productividad al reducir el tiempo que toma un ciclo del proceso y eliminar el desperdicio. La clave para refinar procesos es concentrarse en éstos desde el punto de vista del cliente e identificar y eliminar las actividades que no agregan valor.

¿CÓMO SE MEJORAN LOS PROCESOS? Determinar el objetivo del proceso tal como se relaciona con el cliente. Determinar los límites de los procesos tal como los ve el cliente. Involucrar en el esfuerzo de mejora los representantes de cada actividad principal relacionada con el proceso. Identificar donde existen los conflictos entre los límites de los procesos tal como se relacionan con departamentos estructurados por funciones. Identificar quién es el propietario del proceso. Crear un mapa de proceso que identifique todas las actividades del proceso. Separar las actividades que no agregan valor de las que sí lo agregan. Eliminar las actividades que no agregan valor. Identificar, analizar y eliminar la variación en el proceso. Determinar si las actividades de valor agregado restante son en realidad la “mejor práctica”. Rediseñar el proceso con base en el conocimiento obtenido en los primeros nueve pasos.

Análisis de procesos y cambios de paradigmas

Un análisis de proceso describe los distintos tipos de pasos que se asocian a un proceso en particular. Identifica los pasos que le agregan valor (es decir, trabajo) y los que no lo hacen (desperdicio). Es preciso recordar que la clave de la reingeniería de procesos es eliminar o reducir al mínimo el desperdicio del proceso. Sin embargo, antes de poder eliminarlo o reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo. Un análisis del proceso permite esto: identificar el desperdicio.

Además, un análisis del proceso permite examinar el flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie de pasos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos cuantitativos, incluyendo:

· Cuánto tiempo toma el proceso.

· Cuánto desperdicio contiene.

· Cuántas personas involucra.

· Cuánto cuesta.

Sin embargo, el propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos. Más bien, se trata de realizar algún tipo de mejora. Recolectar datos y no hacer nada al respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. Él propósito final de cualquier análisis del proceso es:

· Elevar la calidad del proceso.

· Aumentar la eficiencia.

· Reducir los costos relativos al proceso.

· Hacer el trabajo más sencillo y menos fatigoso.

· Hacer el trabajo más seguro.

¿Qué es un paradigma?

· Percepción: modelo a seguir, supuesto o marco de referencia que se acepta como válido y que marca el modo en que percibimos las cosas.

· Nuestra forma de pensar define cómo hacemos las cosas.

· Define cómo reaccionamos, respondemos, entendemos, pensamos, analizamos, actuamos.

· Los grandes avances, grandes cambios, son producto de cambios de paradigmas.

Técnica de Simplificación de Trabajo

Medición del trabajo: La medición del trabajo es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuándose según una norma (método) de ejecución Preestablecida.

Planeación de la distribución de espacio: La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para atención y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

Diagrama de procedimientos o proceso: Ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.