NORMALIZACIÓN

AUTOR: Alicia Milano

NORMALIZACIÓN Y NORMAS ISO

        La estructura de las sociedades y del comercio a nivel mundial, ha planteado a lo largo de su historia la necesidad del mejoramiento continuo en lo referente a los productos, bienes de servicios, que tienen un destino común cual es la inmensa cantidad de consumidores. Esta necesidad se basa primordialmente en lo referente al mejoramiento de los procesos tecnológicos y productivos, con la finalidad de optimizar los recursos disponibles, que pueden ser materiales, equipos y maquinaria, humanos.

        El instrumento fundamental para lleva a cabo estas políticas, es la creación de una nueva estructura organizativa a nivel internacional, cuyo fin principal es la adopción de la cultura empresarial dedicada al cumplimiento de la normalización y su finalidad es la de homogenizar la producción, para hacer de los estándares de calidad una filosofía en todas las organizaciones productivas.

 NORMALIZACIÓN.-

        La normalización hoy en día juega un papel importante en la mayoría de las actividades de los seres humanos, en el campo del sector privado es un soporte muy efectivo al impulsar a constituir estándares internacionales de calidad, a nivel público o estatal su desempeño es de vital importancia al dotar al estado de suficientes instrumentos de control en las políticas relacionadas con el medio ambiente, la salud, la agricultura y particularmente el sector dé los consumidores.

       Por normalización se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

RESEÑA HISTÓRICA.- Por los años de 1906 se inicia la normalización internacional en el campo de la electrotecnia, mediante la creación de la lnternational Electrotechnique Committee (IEC), Comisión Internacional de Electrotécnica. Posteriormente en 1926 se crea la Intemational Standardization Associates (ISA), Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización, pero fue disuelta en 1942 por la amenaza de guerra circundante en Europa.

        El 14 de octubre dé 1948 se reunieron en Londres los sesenta y cuatro (64) delegados de veinticinco (25) países, con la finalidad de crear una nueva organización de normalización con carácter internacional, creando la International Organization for Standardization (ISO), Organización Internacional de Normalización. La palabra ISO no es un acrónimo de su nombre en ingles, proviene de la raíz griega iso (iso), que significa igual, razón suficiente para que los fundadores de la organización escogieran su nombre para ser utilizado universalmente.

GOMEZ NAPIER L. et alI, Fundamentos de Normalización, Metrología y Control de Calidad, p. 76

 ORGANISMOS DE NORMALIZACION INTERNACIONAL.- Los organismos encargados de la Normalización Internacional son los siguientes:

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•         ASME (American Society of Mechanical Engineers): Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos.
• ·         CEE: Comisión de reglamentación para Equipos Eléctricos.
• ·         CENELEC (Comité Européen de Normalisation Electrotechnique): Comité Européo de Normalización Electrotécnica
• ·         COPANT: Comisión Panamericana de Normas Técnicas.    
• ·         EURONORM: Organismo de normalización de la Comunidad Europea.    
• ·         IEC (Internacional Electrotechnical Comisión): Comisión Internacional de Electrotécnica.   
• ·         ISO (Internacional Organization for Standardization): Organización Internacional de Normalización. 
• ·         ITU (Internacional Telecomunications United): Unión Internacional de Telecomunicaciones.

LA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE NORMALIZACIÓN.- La ISO es un organismo internacional compuesta por los representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por noventa (90) países, con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país, en la Tabla No. 1 se presentan algunos Organismos Nacionales de Normalización.

      La ISO es un órgano consultivo de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), que tiene su sede en Ginebra (Suiza), cuya función principal es la de contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para facilitar el intercambio mundial de productos, bienes y servicios, mediante la colaboración científica, tecnológica y técnica en el campo administrativo, industrial y económico, manteniendo La ISO contactos con las universidades, centros científicos y tecnológicos.

PAÍS	ORGANISMO	PAGINA WEB
Alemania	Deutsches Institut für Normung - DIN	www2.din.de
Argentina	Instituto Argentino de Normalización - IRAM	www.iram.com.ar
Bolivia	Instituto Boliviano de Normalización y Calidad - IBNORCA	www.ibnorca.org
Chile	Instituto Nacional de Normalización - INN	www.inn.cl
Colombia	Instituto Colombiano de Normas Técnicas - ICONTEC	www.icontec.org.co
Costa Rica	Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica - INTECO	www.inteco.or.cr
Cuba	Oficina Nacional de Normalización - NC	www.nc.cubaindustria.cu
Ecuador	Instituto Ecuatoriano de Normalización - INEN	www.ecua.net.ec/inen
El Salvador	Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología - CONACYT	www.conacyt.gob.sv
España	Asociación Española de Normalización y Certificación - AENOR	www.aenor.es
Estados Unidos	American Nacional Standards Institute - ANSI	www.ansi.org
Filipinas	Bureau of Product Standards - BPS	www.dti.gov.ph/bps
Francia	Association Française de Normalisation - AFNOR	www.afnor.fr/portail/asp
Guatemala	Comisión Guatemalteca de Normas - COGUANOR	www.mineco.gob.gt
Honduras	Consejo Hondureño de Ciencia y Tecnología - COHCIT	www.cohcit.gob.hn
México	Dirección General de Normas - DGN	www.economia-normas.gob.mx
Nicaragua	Dirección de Tecnología, Normalización y Metrología - DTNM	www.mific.gob.ni
Panamá	Comisión Panameña de Normas Industriales y Técnicas - COPANIT	www.mici.gob.pa
Paraguay	Instituto Nacional de Tecnología y Normalización - INTN	www.intn.gob.py
Perú	Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual - INDECOPI	www.indecopi.gob.pe
Reino Unido	British Standards Institute - BS	www.bsi-global.com/index.xalter
República Dominicana	Dirección General de Normas y Sistemas de Calidad - DIGENOR	www.seic.gov.do/digenor/default.htm
Rusia	Agencia Federal para la Regulación Técnica y la Metrología - GOST	www.gost.ru/wps/portal
Suiza	Swiss Association for Standardization - SNV	www.snv.ch
Uruguay	Instituto Uruguayo de Normas Técnicas - UNIT	www.unit.org.uy
Venezuela	Fondo para la Normalización y Certificación de la Calidad - FONDONORMA	www.fondonorma.org.ve

ORGANISMOS NACIONALES DE NORMALIZACIÓN2

CLASES DE MIEMBROS DE LA ISO.- Este organismo lo componen tres clases de miembros:

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• ·         MIEMBROS NATOS.- Es la representación unitaria de los Organismos Nacionales de Normalización de cada país, con derecho a voz y voto.
• ·         MIEMBROS CORRESPONDIENTES.- Es la representación de los países en vías de desarrollo y que no poseen un comité nacional de normalización, no conforman la parte activa en el proceso de normalización pero se encuentran permanentemente informados acerca de todos los procesos en desarrollo.
• 
  
• ·         MIEMBROS SUSCRITOS.- Lo conforman los países con reducidas economías, que contribuyen con unas tasas menores de pago.

ESTRUCTURA INTERNA DE LA ISO.- Su estructura interna está compuesta por un Consejo de la Organización encargado de la aprobación de los proyectos de normas, subordinados a éste se han creado ciento setenta y seis (176) comités permanentes llamados Comités Técnicos ISO (ISO/TC) cuya función es la de estudiar los principios científicos de la normalización, a cada Comité Técnico se le adjudica un número de orden y un nombre que refleja el perfil y la especialización a que se dedica.

1.      En los comités técnicos se encuentran subordinados seis cientos treinta y un (631) Subcomités Técnicos (ISO/TCSC) creados según la especialización específica de cada disciplina, estos subcomités están divididos en mil ochocientos treinta (1 830) Grupos de Trabajo de acuerdo a cada especialidad.
2.      En los Comités y Subcomités Técnicos tienen asiento cada uno de los países que conforman esta organización, y representan el punto de vista de los fabricantes, vendedores, profesionales de la ingeniería, laboratorios de pruebas, servicios públicos, gobierno, organizaciones científicas de investigación, grupos de usuarios y consumidores, en todo el mundo.

FUNCIONES Y OBJETIVOS.- Las funciones y objetivos de la ISO son las siguientes:

1. ·         La elaboración, discusión y presentación de los proyectos de normas técnicas internacionales.
2. ·         Facilitar la utilización de las nuevas normas para ser empleadas internacionalmente y en la esfera local de. cada nación.
3. ·        Coordinar para los países miembros as recomendaciones necesarias para la unificación de criterios de . las .normas ISO nacionales en cada país.
4. ·         Elaboración de las normas internacionales con el apoyo, participación y aceptación de todos sus miembros.
5. ·         Colaborar activamente con organizaciones internacionales dedicadas a la promulgación de la normalización

FORMULARIO

Definición

      Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar información variable, el cuál tendrá diferente utilización según el área funcional a la cual pertenezca. 

   Puede considerarse también como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar información para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime información constante y que tiene una serie de espacios para asentar información variable. Es todo papel que contenga información, texto, epígrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

Objetivo

       Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Objetivos específicos

   Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

DISEÑO DEL FORMULARIO

El proceso de elaboración del formulario comienza con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseño, diseño y post-diseño.

Fases para el diseño.

Fase prediseño: En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase del diseño.

¿Se determinó la necesidad de la existencia del impreso?

¿Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?

¿Son necesarias todas las copias previstas?

¿Es lógica la secuencia de los datos?

¿La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al mínimo?

¿Esta autorizado el diseño del formulario?

¿Cuál es el departamento origen?

¿Cuál es la finalidad del formulario?

¿Tienen relación el nombre del formulario con la finalidad?

¿Es necesario un subtitulo?

¿Está la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario?

¿Cuál es el tiempo de entrega solicitado al impresor?

¿Con qué frecuencia se va a usar el formulario?

¿Debe tener el formulario un número de serie?

¿Este formulario elimina la necesidad de algún otro?

¿Puede afectar de alguna forma previsible, la aparición de este formulario a los ya existentes?

Fase del diseño: En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por caracter, para las entradas que se van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamaño, la anchura del impreso vendrá determinada por la línea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor número de líneas en sentido vertical, determinará la altura del formulario. Añadir los tamaños de los márgenes necesarios para tener el tamaño total.

Ajuste, decidir el tamaño del papel que se va a utilizar empleando medidas estándar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

Trazado, dibujar todas las líneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamaño aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseño, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresión. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.

Lista de comprobación del diseño: El formulario debe responder afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la próxima fase:

¿Indica el titulo claramente la naturaleza y función del formulario?

¿Se encuentra en una posición adecuada?

¿Los datos fijos se comprenden fácilmente?

¿El lenguaje es claro?

¿Están las instrucciones específicas próximas al lugar de los datos a que se refieren?

¿Están las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?

¿Las líneas son las adecuadas?

¿Se han aplicado las líneas adecuadamente?

¿Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?

¿Los datos fijos se encuentran el ángulo superior izquierdo?

¿Se identifican todas las copias del formulario?

¿Esta el formulario identificado mediante un código numérico?

Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobación del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas:

¿Se ha reducido al mínimo la cantidad de escritura necesaria?

¿Se encuentran los datos fijos en el orden más lógico?

¿Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?

¿Son correctos los espaciados horizontales y verticales?

¿Se han especificado correctamente los márgenes?

¿Los títulos, números y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario?

¿Viene el formulario identificado con un número impreso?

¿Están identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento?

¿Se usan casillas "A" y "Desde"?

Se debe prestar mucha atención al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.

Fase del Post-diseño: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.

Ejemplos de formulario

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO.

• Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.
• Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
• Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y constatar si cumple su objetivo.

Requisitos básicos:

1. Antes de llevar a cabo la elaboración del formulario se debe crear una actitud mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y sobre todo debe presentar el método más sencillo y cómodo para el ingreso de los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la información una vez que ha sido registrada en la respectiva forma.
2. Es muy importante tomar en cuenta la economía en papel e impresión de la forma, sin sacrificar la eficiencia en su uso.

Utensilios necesarios.

- Papel cuadriculado.

- Papel blanco

- Lápiz 3H y de colores.

- Reglas en centímetros, pulgadas y reglas para diseño de formularios continuos.

- Escuadras de 45° y 60°.

Líneas y letras

Sirven para separar las zonas de información o grupos de datos y guiar la vista de los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las áreas destinadas a la recolección de datos e información.

Las líneas pueden ser:

- Fina paralela.

- Fina

- De medio punto

- De un punto

- De puntos

- De guiones.

     Para la composición se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las líneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la descripción de los datos.

SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS.

      Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

   Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinación con el departamento de compras para evitar la adquisición de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresión final a fin de lograr del impresor lo que se quiere.

Nivel de organización.

    El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios.

   En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

EL INDICE FUNCIONAL

     Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

“Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de una organización y la forma en que estas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente”.

          Su objetivo principal es el de instruir al personal, acerca de los aspectos concernientes a: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc., para que de esta forma, se logre una mayor eficiencia en el trabajo. Los Manuales Administrativos deben reservarse para información de carácter estable referido a la estructura funcional, la estructura procedimental, aspectos técnicos, etc.

           Según Joaquín Rodríguez Valencia, “Cómo elaborar y usar los manuales administrativos”: “El empleo de los manuales se creó como auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organización y las políticas, estructura funcional, procedimientos y otras prácticas del organismo para el que está trabajando pueda dársele de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales”.

          En líneas generales, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración, concretamente a objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos etc. En la actualidad, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan incrementándose fundamentalmente cuando se inicia una organización. Los organismos progresistas han llegado a considerar que ciertos medios administrativos, pueden y deben cambiar tan seguido como se requiera para capitalizar oportunidades y afrontar a la competencia. Es por ello que una de las condiciones fundamentales en estos procesos es que, independientemente de haber o no participado en la elaboración, constantemente los miembros de una organización deben coadyuvar a normalizar y controlar los trámites de procedimiento y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido. Este concepto ha incrementado la necesidad y la modificación también, de los manuales administrativos.

EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN

          En cualquier puesto de la organización, necesitamos dedicar algún tiempo de la gestión a la preparación de comunicaciones. Existe una gran variedad de formas de comunicación administrativa escrita.

           Actualmente se debe poner empeño en el uso de manuales administrativos a fin de comunicar información de naturaleza administrativa. Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organización cómo encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que él puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como al establecimiento de buenas relaciones con el resto de los integrantes. Así mismo, los manuales evitarán a los jefes tener que repetir informaciones, instrucciones y procesos, además de que aumenta y facilita el entrenamiento de personal recién llegado, porque el manual les proporciona la información que necesita en forma sistematizada.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

        De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

1.     Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas.

2.     Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

3.     Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.

4.     Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

5.     Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

         Se deben diseñar los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr claridad, sencillez y flexibilidad. El trabajo de elaborar manuales está dirigido a mantener informado al personal clave acerca de los deseos y actividades de la dirección superior.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

VENTAJAS

LIMITACIONES

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas. Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones El costo de producción y actualización puede ser alto. Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad. Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

          Existen dos tipos de manuales, uno por su contenido y otro por su función específica.

         Por su contenido se dividen en:

               a. Manual de historia
               b. Manual de organización
               c. Manual de políticas.
               d. Manual de procedimientos.
               e. Manual de contenido múltiple.
               f.  Manual de adiestramiento o instructivo
               g. Manual técnico

           Por su función específica se dividen en:

                1. Manual de producción
                2. Manual de compras
                3. Manual de ventas
                4. Manual de finanzas
                5. Manual de contabilidad
                6. Manual de crédito y cobranza
                7. Manual de personal
                8. Manuales generales

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS.

       Para la elaboración de manuales es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente.

         Fundamentalmente las organizaciones para la creación de un manual, poseen un departamento centralizado que se encarga de la racionalización administrativa. Tal unidad orgánica es conocida, comúnmente, con las denominaciones siguientes: organización y método, sistemas y procedimientos, servicios administrativos, planeación y organización.

PLANEACIÓN DE ELABORACIÓN DE MANUALES

          La planeación, significa identificar por anticipado qué medios y qué procedimientos son necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligiendo entre todas las alternativas posibles la que permita reducir al mínimo necesario el desgaste de esfuerzos.

           Es decir que planear significa estudiar una acción futura, precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo y en qué orden, y realizando el acoplamiento óptimo, desde el punto de vista económico entre los instrumentos y el personal necesario para llegar a dicho objetivo.

        La preparación de un plan está basada en dos motivos importantes: 

·         El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.

·         El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organización.

         Una planeación, sólidamente basada en estos dos puntos, permite determinar con ciertas facilidades lo que en el futuro se deberá hacer, quién deberá hacerlo, cuándo, dónde y cómo. Y son precisamente estos elementos que necesita la unidad administrativa responsable para poder definir mejor los contornos de su propia actividad.

PROGRAMACIÓN DEL PLAN

          Existen dos técnicas de programación aplicables para la elaboración de manuales, las gráficas de PERT y CPM. Estas técnicas dan buen resultado por separado pero son más eficaces cuando se combinan.

          

          Las siglas PERT significa técnica de evaluación y revisión de programa, las siglas CPM significan método de camino crítico. Que en realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se incluyen periodos.

EL PROCESO DE ELABORACIÓN

          Durante este momento es cuando se proporcionan las directrices para la elaboración de los manuales administrativos, aunque no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias más generalizadas en la práctica, sin embargo puede haber variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos.

           Para el proceso de elaboración se recomiendan los siguientes pasos:

                 1. Recopilación de la información
                 2. Procesamiento de la información
                 3. Redacción
                 4. Elaboración de gráficas
                 5. Formato y composición
                 6. Revisión y aprobación
                 7. Distribución y control

           Los métodos más usuales para recolectar información son:

                 a. Investigación documental
                 b. Observación
                 c. Cuestionarios
                 d. Entrevistas

 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

          Después de reunidos todos los datos, el paso siguiente es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual.

           Para la integración de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. También es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de las áreas que van a ser incluidas en el manual.

REDACCIÓN

         En este caso lo más conveniente es que un especialista en corrección de estilo se encargue de revisar la versión final de los manuales, con el objeto de garantizar que la forma de redacción de los mismos es la más adecuada para los propósitos que se persiguen, y no perder mucho tiempo en aspectos de forma o redacción.

ELABORACIÓN DE GRAFICAS

         Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacio y formas. Su elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más sencillas y conocidas en el medio, uniformado su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos.

 FORMATO Y COMPOSICIÓN

           El formato de los manuales administrativos pueden presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo de material que forman parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos de impresión o reproducción disponible.

REVISIÓN Y APROBACIÓN

           El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Si se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas.

          Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el material del manual. En la reunión es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles.

          Posterior a la revisión del proyecto del manual deberá someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución. Esta puede ser de dos maneras:

·         Que la aprobación aparezca en la parte inferior de cada hoja o;

·         Que la aprobación aparezca en una sola hoja, y ésta se coloque al principio del manual, después de la identificación.

DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

          Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

          Las revisiones periódicas de los manuales es la forma de motivar a los usuarios, ya que estos deben tener la responsabilidad de mantener el manual actualizado y esto a su vez, permite dar cuenta del interés que estos tengan al respecto.

EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN

           En nuestra experiencia y en la mayoría de las organizaciones, se presentan o se van presentando cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos trabajos o se hace mejoras en los trabajos cotidianos, los cuales por lo general son de bastante importancia, y por ende, deben reflejarse rápidamente en el manual de organización o de procedimientos, aunque sea necesario volver a redactar o suplementar el documento relativo a la interpretación de la estructura organizacional.