NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

LAS NORMAS

      Las normas implican un conjunto de reglas o leyes que determinan el comportamiento y deben ser cumplidas por un determinado individuo en un específico lugar y tiempo.

TIPOS DE NORMAS

   Existen distintos tipos de normas, dependiendo de quién las promulgue, ante quién deban respetarse, quién es el encargado de ejercer el castigo por incumplimiento, hacia quiénes son destinadas y de quién se espera su obediencia.

Normas sociales: estas normas son dictadas a partir de una serie de costumbres, tradiciones, y modas que prevalecen en una sociedad en particular y frente a la cual los sujetos deben responder con su cumplimiento. Estas reglas surgen de manera espontánea tras la repetición de determinadas costumbres a lo largo del tiempo pero no por esto no son percibidas por el individuo, a quien se las imponen, como no obligatorias. En caso de que un miembro de la sociedad, del que se espera que las respete, no lo haga, puede ser castigado con el rechazo y repudio social.

Normas religiosas: estas normas devienen de Dios, quien las destina a todos los seres humanos, quienes deben responder ante él con su cumplimiento. A pesar de esto, su cumplimiento se espera por parte de la comunidad de los creyentes. En caso de que no cumplan con las normas divinas, el individuo será castigado con la conciencia del pecado.

Normas morales: estas normas, a diferencia de las anteriores, no son dictadas por nadie más que por el propio individuo, es por esto que están destinadas a sí mismo y responden a la propia conciencia. Las normas morales, en caso de no ser obedecidas por el individuo, este será castigado con su propio remordimiento.

Normas jurídicas: estas leyes son formuladas por el poder legislativo y son dirigidas para todos los individuos de una comunidad política en particular, de quienes se espera su cumplimiento. El individuo debe responder, en caso de su incumplimiento, ante un tribunal y será castigado con aquello que dictamine la ley.

CLASES DE NORMAS

Formales vs. informales

     Los grupos podrán adoptar normas de dos maneras diferentes. Una forma de adopción de la norma es el método formal, donde las normas son escritas y aplicadas (por ejemplo, las leyes, legislación, club reglas). Sin embargo, están mucho más probables ser informal, y saliendo progresivamente las normas sociales (por ejemplo, no usar calcetines con sandalias) .

    Pueden existir normas como reglas formales e informales de comportamiento. Ambos tipos de normas se describen más claramente a continuación:

 ■Informal: Normas informales no son necesariamente leyes por escrito, pero son más rutinas tan sólo que la gente siga en vida cotidiana. Estas normas informales, si roto, no invitar a castigos o sanciones normalmente, pero en su lugar alentarán amonestaciones, advertencias o othering. Las normas que se observan ampliamente tienen una gran importancia moral: incesto, por ejemplo, es generalmente considerado erróneo en la sociedad, pero muchas jurisdicciones no prohibir legalmente lo.

 ■Formales: Normas formales generalmente son leyes que si rompe la voluntad provocar algún tipo de castigo . Un gran número de estas normas seguimos naturalmente tales como conducir en el lado derecho de la carretera en los Estados Unidos o no acelerar para evitar un billete. Estas normas sirven para proporcionar seguridad al público en general.

PROCEDIMIENTO

      Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

"El procedimiento fue un éxito: logramos incautar más de treinta kilogramos de mercadería ilegal", "No conozco cuál es el procedimiento para solicitar un adelanto de sueldo", "Si sigues el procedimiento habitual, no tendrás ningún problema para cumplir con la tarea que te indiqué".

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS; Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero".

IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS; El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como seria de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, mas que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

       Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización".

Características de los procedimientos

Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:

• No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.
• -Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.
• -Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.
• Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:
• -Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
• Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.
• Por no ser una actividad especifica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto. (p.53).

Clasificación de los procedimientos

Descripción de los procedimientos

El conjunto de elementos que constituyen la estructura de un procedimiento específico es el siguiente:

Portada; Todo procedimiento tendrá una primera página, denominada portada, en la que aparecerán los siguientes ítems:

ENCABEZADO

Aparecerá en todas las páginas del documento, en él aparecerá y se indicará:

• Logotipo de la empresa.
• Consideración de procedimiento mediante la cabecera PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
• Numero de revisión y fecha de la misma.
• Entrada en vigor del procedimiento, desde su edición inicial.

TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO

Titulación del procedimiento que se desarrollará según la siguiente codificación:

• PRE: Siglas indicativas de Procedimiento Específico.
• ORGANIZACIÓN: Abreviatura correspondiente a la organización.
• XX: Pareja de dígitos que hará referencia al capítulo de la norma ISO 9001 en el que se encaja el procedimiento.
• YY: Número que corresponde al procedimiento dentro del mismo capítulo de la norma ISO 9001.

INDICE

Se reflejarán en él todos los apretados del procedimiento.

RECUADROS

• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la revisión del Procedimiento.
• Fecha en la que se ha realizado la revisión del Procedimiento.
• Firma de la persona que ha realizado la revisión del Procedimiento.
• Nombre y Apellidos de la persona que realiza la aprobación del Procedimiento.
• Fecha en la que se ha realizado la aprobación del Procedimiento.
• Firma de la persona que ha realizado la aprobación del Procedimiento.

PIE DE PAGINA

En el pie se indicará lo siguiente:

• PRE-ORGANIZACIÓN-XX-YY. Según lo indicado anteriormente.
• Nombre del procedimiento
• Número de páginas: número de la página y número total de páginas.

1 OBJETO

Este apartado es obligado y se numera con el 1.

En él se expondrá la actividad o actividades que se describen en el documento.

2 ALCANCE

Este apartado es obligado y se numera con el 2.

Aquí se delimita el ámbito de aplicación de las actividades recogidas en el punto 1 (objeto).

3 REFERENCIAS

Este apartado es obligado y se numera con el 3.

Se incluirá un listado con todas las normas, documentos, capítulos del manual de calidad, procedimientos u otros documentos que complementen o sean necesarios para la aplicación del documento.

4 DEFINICIONES

Este elemento es obligado y se numera con el 4.

Se deben incluir las definiciones de los conceptos utilizados en la redacción del documento y cuya interpretación pudiera inducir a error o que bien no sea de uso común. En el caso de que no se considere necesaria la definición de ningún término de los recogidos en el procedimiento, se podrá omitir esta cláusula eliminando este título y su numeral del conjunto del procedimiento.

5 RESPONSABILIDADES

Este apartado es obligado y se numera con el 5.

Aquí se recogen las responsabilidades de los distintos intervinientes en los distintos aspectos que se contemplen en el documento.

Las responsabilidades se asignan a cargos o funciones, nunca nominalmente.

La explicación de estas responsabilidades debe ser clara, concreta y sucinta.

6 DESARROLLO

Este apartado es obligado y se numera con el 6.

Aquí se describen, por orden cronológico, las etapas o pasos necesarios para realizar las actividades que son objeto del procedimiento, incluyendo, entre otros, criterios de aceptación/rechazo, medios a utilizar, calificación del personal; si procede.

7 REGISTROS

Este elemento es obligado y se numera con el 7.

En él se recogerá el título de todos los registros que dependen del procedimiento de que se trate.

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Este apartado es obligado y se numera con el 8.

Se deben indicar los puestos de la organización que han de disponer de una copia controlada del documento.

9 HISTORIAL DE REVISIONES

 Este apartado es obligado y se numera con el 9.

Se indicará el número de la Revisión del Procedimiento, la fecha en la que se ha realizado u las causas del cambio.

La información se recogerá en una tabla.

10 ANEXOS

Este apartado es obligado y se numera con el 10.

Se indicarán todos los anexos del procedimiento, se numerarán (con cifras arábigas) y se incluirá el título y referencia.

     Como anexos se incluirán, siempre que se considere oportuno, los diagramas de flujo que sean necesarios para realizar una descripción sinóptica del desarrollo de las actividades objeto del procedimiento, y de los modelos o formatos de los registros generados por éstas.

Los anexos, si existen y cuando procedan, llevarán...

Identificación en la parte superior.

Pie de página con la referencia:

FRCXXYYYZZ

Donde:

• FRC: Es el indicativo de Formato de Registro de Calidad.
• XX: Su número de orden en el procedimiento.
• PRE-EMPRESA
• YYYY: Referencia del procedimiento al que pertenecen.
• ZZ: Número de la Revisión del Anexo.

Recomendaciones

La mejor manera de aprender a hacer un procedimiento es conociendo y analizando otros procedimientos. Por ello se recomienda que como primer paso, antes de aplicar la guía que se incluye en esta práctica, se proceda a consultar la información que se facilita y a buscar en Internet cualquier ejemplo de esta índole.

Muy relacionado con la especificación de procedimientos es el desarrollo de normas. En este caso la mejor guía es el documento XXX de AENOR y la mejor manera de aprender sobre el tema es leer y analizar un conjunto de normas. Como se podrá apreciar, existe una clara similitud entre los contenidos que se establecen para los procedimientos y los de las normas.

Redacción de los pocedimientos

A.- OBJETIVO; Establecer las pautas para el diseño y la metodología para la confección de procedimientos e instrucciones de trabajo.

B.- ALCANCE; Este procedimiento es de aplicación a todos los documentos que establezcan procedimientos o instrucciones de trabajo.

C.- REFERENCIAS; No hay referencias para este procedimiento

D.- DEFINICIONES

Procedimiento: Descripción escrita, detallada y secuencial de la forma en que se debe llevar a cabo una actividad a través de las funciones operativas que intervienen en la ejecución de la tarea o trabajo que se regula.

Instrucción de trabajo : Descripción escrita de las pautas centrales de como se debe llevar a cabo una tarea que admite variantes en su realización, que deben ser resueltas en cada caso específico y ante la situación particular, guiándose por las normas generales de la profesión u oficio que se hace cargo de las funciones operativas.

E.- RESPONSABILIDADES

Todo el personal es responsable de la aplicación de este procedimiento.

F. DESCRIPCIÓN

F.1 F.1.1 Se utilizará el formato definido en la plantilla del documento denominada proced01.dot de

MSWORD 6.0 disponible en el sistema.

F.1.2. La fuente de escritura será ARIAL NARROW en tamaño 11 puntos.

F.2. El procedimiento debe llevar una carátula según el modelo del Anexo 1.-

F.3. Los anexos se deben identificar con números arábigos correlativos: 1, 2, etc..

F.4. Las hojas se numerarán en forma automática correlativamente, extendiendo se la numeración a los anexos inclusive.

F.5. En la carátula se debe consignar el número total de hojas que contiene el documento, incluida esta, y excluyendo los anexos.

REF: PO/04

F.6. Encabezamiento :

Se utilizarán las facilidades de "encabezamiento y pie de página" del programa de procesamiento de

textos.

F.6.1. En la izquierda, automáticamente irá el nombre de la organización, en mayúsculas y negrita.

F.6.2. En el centro va el nombre del procedimiento, en mayúsculas y negrita

F.6.3. El nombre del procedimiento debe ser conciso y dar idea cabal del contenido, se iniciará con la

palabra PROCEDIMIENTO o INSTRUCCIÓN, según sea el caso.

F.6.4. En la derecha aparecerá: la referencia del documento, el número de páginas y el número total de páginas del documento, el número de revisión y la fecha.

F.7. F.7.1. Títulos principales:

Se utilizarán MAYÚSCULAS (Negrita) para el texto y se ordenarán alfabéticamente en forma correlativa A, B, C, etc..

F.7.2. Títulos secundarios:

Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos : F.1.-, F.2.-, F.3.-, etc..

F.7.3. Otros títulos secundarios : Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo : F.1.1-,

F.1.2-, F.1.3.-, etc..

F.7.4. Ítems dentro de otros títulos secundarios: Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo, correspondiendo a los ítems letras minúsculas correlativas : .F1.1.a.-, F.1.1.b.-, F.1.1.c.-, etc..

F.8. Contenido en secciones del formato: Todos los procedimientos o prácticas de trabajo tendrán las siguientes secciones en este orden y con el siguiente significado :

A.- OBJETIVO/OBJETIVOS

Enunciado conciso de lo que se quiere lograr con el procedimiento o práctica de trabajo.

B.- ALCANCE

Campo de acción en el que el procedimiento o práctica va a aplicarse, puede ser no solo indicativo sino también restrictivo.

REF: PO/04

C.- REFERENCIAS

Procedimientos relacionados que deben respetarse (incluso otros documentos ajenos al

Sistema de Calidad).

D.- DEFINICIONES

Se consignarán :

.- Las definiciones no usuales para la profesión u oficio.

.- Las indicativas que sean necesarias para hacer inequívoca la aplicación del

procedimiento o práctica.

.- Se indicarán con detalle las abreviaturas y siglas que se utilizarán en la redacción.

E.- RESPONSABILIDADES

Se indicará quien o quienes son responsables de la realización de la tarea descrita en el procedimiento o de sus partes. No se utilizarán nombres propios, en cambio se usará el cargo o función del que debe llevar a cabo la tarea o tareas.

F.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se hará una descripción detallada y secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a realizar, ya se trate de una procedimiento o de una instrucción de trabajo.

Cuando sea posible, se completará la descripción escrita con diagramas de flujo descriptivos de la secuencia desarrollada.

Esta porción es el núcleo del procedimiento, y si bien se debe ser completa no debe extenderse con un nivel de detalle que dificulte su uso. Todos los procedimientos y prácticas están hechos para

personas que tienen un grado de conocimiento del oficio o profesión que ejerce la tarea.

Si bien los Procedimientos y Prácticas son un complemento de la formación en los modos y formas del trabajo, no son el único y completo instrumento que debe utilizarse y debe haber conocimientos previos de las bases del oficio o profesión para aplicarlo.

Utilice el modo IMPERATIVO IMPERSONAL para la redacción de procedimientos o el INFINITIVO para prácticas de trabajo y nunca el CONDICIONAL.

G.- ANEXOS

Se incluirán: Plantillas, formularios, diagramas, listas de control, etc, a los que se haga referencia en la parte central del procedimiento o instrucción, pero que por razones prácticas convenga que se presenten en hojas separadas, ya sea para su uso como tales, o que se trate de listas que requieren una modificación o actualización a tiempos impredecibles.

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

SIMBOLOS

Diseño de Políticas Públicas

 

       El ejercicio del gobierno se concreta a través  del diseño y ejecución de políticas públicas, las cuales tienen como marco la constitución nacional,  la agenda pública de la sociedad y la agenda del gobierno. La política pública puede definirse como las decisiones gubernamentales orientadas a resolver o atenuar problemas de interés colectivo. Por lo tanto, los resultados de la gestión de un gobierno dependen del diseño y ejecución de políticas públicas.

¿Cuál es el proceso para  diseñar y ejecutar  políticas públicas? La Comisión Económica para América Latina y el Caribe –CEPAL, organismo de la Organización de las Naciones Unidas-ONU, plantea un esquema que orienta el proceso de diseño de políticas públicas:

1. Con la participación de actores representativos de la comunidad, definir la agenda pública conformada por los problemas fundamentales del país; de ésta agenda debe derivarse la agenda del gobierno. Es decir, la médula de la política pública es el problema que tanto la comunidad como el gobierno están interesados en resolver.

2. Basándose en su agenda, conformada por los problemas de alto valor político, es decir, de alta prioridad para la gente, el gobernante procede al diseño de la política pública, la cual se expresa en la formulación del plan de gestión, programas, proyectos y acciones. En el diseño está la clave del éxito de una política pública, y ésta depende de la adecuada identificación y procesamiento del problema. No hay problema obvio, todo problema debe ser procesado. 3. La política pública diseñada requiera soporte jurídico adecuado, por lo que es necesario reformar o crear leyes u ordenanzas para darle fundamento legal a la política.

4. La implementación de la política pública constituye uno de los pasos determinantes. El éxito o fracaso de la política pública dependerá de la calidad de las organizaciones, procesos y personas que intervienen en su ejecución. Va a depender de la capacidad técnica y política (construcción de viabilidad) de diseñadores y ejecutores, de la red  de organizaciones públicas, privadas y ciudadanos que intervienen.

5. Evaluación de la política pública, proceso que debe ser objetivo, cuyo evaluador debe ser independiente de la organización ejecutora. Implica evaluación técnica a través de indicadores de gestión: eficacia, eficiencia, efectividad, calidad y economía; así como la evaluación política: construcción de viabilidad, intercambio de problemas, costo político e impacto logrado; también lo referente a la evaluación económica: análisis de la eficiencia económica de la política.

6. Rendición de cuentas: La  responsabilidad de quién diseña, ejecuta y evalúa la política pública está en la rendición de cuentas. Informar con soportes que midan los productos, resultados e impactos de la política pública.

    La política pública para su diseño, ejecución y evaluación necesita equipos competentes, incluyendo a la cabeza del gobierno. “El político del futuro tiene que ser más profesional y menos intonso, o la democracia no sobrevivirá conducida por los curanderos de la política, sean de izquierda o derecha. 

       Hasta ahora  los curanderos dominan la escena política desde un extremo al otro, y mantienen una disputa puramente ideológica cada vez más indiferenciada que no tiene relación alguna con el problema central de modernizar el gobierno. La izquierda, sin herramientas modernas de gobierno, es tan inefectiva como la derecha sin proyectos para enfrentar los problemas sociales “. Carlos Matus. Ex Ministro de Economía de Allende.